カルテを電子化するメリットって！？
前回のコラム「顧客管理どうしてる？」にあったように、顧客満足度・業務効率化を図るのであれば、今後顧客管理の「デジタル化」の導入がカギになってきます。
長年にわたり紙カルテを活用している美容サロンも多いですが、「顧客カルテを探すのが大変」「テンプレートの項目が不十分で記録しづらい」といった問題で、業務が滞るケースも少なくありません。まずは具体的にどのような問題点があるのか見ていきましょう。
- 紙カルテの限界～美容サロンの業務効率を下げる問題点
- 電子カルテのメリットって？
- いざ導入！コストはどれくらいかかる？
- まとめ
紙カルテの限界～美容サロンの業務効率を下げる問題点
1. 文章だけだと正確な仕上がりを記録できない
紙カルテでは、過去の施術履歴を文章で記録するのが一般的ですが次のような問題点があります。
①施術の仕上がりを詳細に記録できない
②施術のbefore/afterを可視化できない
③担当者が変わると、文章だけでは前回の仕上がりを把握できない
紙カルテでは写真の管理ができないため、お客様が「この前と同じで！」といっても、正確に再現しづらいのが現状。
2.情報の検索・管理に時間や手間がかかる
紙のカルテは、施術前の確認や過去の履歴をチェックする際に検索性が悪く、非効率な管理になりがちです。カルテの数が増えると以下の問題点も
①施術記録を探すのに時間がかかる
②収納スペースが増え、管理が大変になる
③紛失や破損のリスクが高まる
このような問題を解決してくれるのが「電子カルテ」です。
実は今、多くのサロンが電子カルテの導入を進めています。
では、電子カルテを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか
電子カルテのメリットって？
1. 顧客サービスの向上
①顧客の施術履歴や好み、肌や髪の状態を記録・共有することで個別に最適化されたサービスを提供可能
②過去の利用履歴に基づいて提案を行うことで顧客満足度を向上させる
2. 業務効率化
①紙のカルテを探す手間が省け情報をすぐに検索できる
②予約管理システムと統合すれば施術履歴の確認や次回の提案もスムーズに行える
3. マーケティングの活用
①集めたデータを分析することで人気の施術や売れ筋の商品を把握し効果的なプロモーションを実施可能
②メールやメッセージを活用しキャンペーン情報を効果的に配信できる
4. コミュニケーション強化
①施術後のフォローアップやリマインダー送信が簡単に行えるため顧客との関係を強化
②クレーム対応や顧客フィードバックの管理がスムーズになる
5. 環境配慮
ペーパーレス化により紙の使用量を削減し環境への負担を軽減
6. セキュリティと管理
①デジタルで安全に管理できるため情報の漏洩リスクを最小限に抑えられる
②必要に応じてアクセス権を設定し情報管理を容易に
業務効率化を上げ、スタッフの負担を減らすために導入するメリットが沢山ありそうですね。オプションや連携機能が豊富なシステムなら、予約の管理やPOSレジ機能、メール配信などと連携した使い方も可能です。
いざ導入！コストはどれくらいかかる？
現在いろいろなタイプの電子カルテがあり、サロンごとのニーズに合致したサービスやシステムを選ぶことができます。
そこで気になるのが導入コストですよね。
まずは初期費用が無料のものから十数万円かかるもの。そして月額費用は1～2万円のサービスが大半のようです。
広告費用も削れないし、そこにコストをかけるのは難しいかも・・・というサロン様も少なくないのではないでしょうか？
予算が限られている場合、店舗状況や具体的なニーズ、サロンの規模に応じて最適なシステムを選択することをおすすめします。
まとめ
これからのサロン運営には電子カルテの導入が欠かせなさそうですね。
サロンの状況やニーズに合わせて最適なものを選択していきましょう。
導入コストやランニングコストがネックになる場合は無料のものや低価格のプランがあるものを検討しましょう。
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